Осень прошлого года начал обучение на заочном отделение Школы менеджеров Стратоплан. Программа обучения состояла из двух курсов: «Формула управления проектами» и «Формула работы с людьми». Заочная форма обучения была выбрана чтобы не зависеть от просмотра регулярных вебинаров и для возможности самостоятельно планировать процесс обучения.

Формула управления проектами

Начал обучение именно с этого отделения. На момент начала обучения я уже имел определенный опыт ведения проектов и приличный багаж теории и практики. Проблема была в том, что все постигалось на собственном опыте в процессе работы. Захотелось систематизировать свои знания, восполнить пробелы, да и вообще понять каков объем знания я усвоил самостоятельно.

Курс состоит из 9 видеоуроков, продолжительностью в среднем по часу. Курс вел Иван Селиховкин, рассказывал о жестких методологиях управления проектами и стандартах PMI. Каждый урок был посвящен управлению различными аспектами проекта: содержание, расписание проекта, риски, качество и т. д. Иван рассматривал и рассказывал о всех процессах каждого этапа. Все вместе это сложилось в схему процессов.

Схема процессов PMBOK. Взято с сайта pmlead.ru

По окончанию курса необходимо было написать отчет об обучении. Этого было достаточно, чтобы перейти к следующему курсу.

С помощью этого курса я полностью выполнил те задачи, которые ставил перед собой. Все уже имеющиеся знания сложились в голове в стройную схему-скелет, на которую можно нанизывать мясо будущих знаний. Вынес для себя несколько полезных и практических моментов, например, метод «критической цепи». Так вышло, что я о нем не знал и услышал только на курсе. Правда и там метод не был раскрыт, поэтому пришлось искать информацию о нем самостоятельно, но это скорее плюс. Метод «критической цепи» применил сразу в следующем проекте. Зашел он просто отлично, при разработке немного выжрали буферное время, но для этого оно и есть. Но сам проект завершили чуть раньше дедлайна. В процессе самой разработки команда чувствовала себя комфортно за счет того, что сразу взяли средний темп работы и он не менялся до самого конца. Раньше же часто срабатывал «синдром студента», херачили до крови из глаз последнюю неделю перед сдачей.

Итог курса
Курс был полезен. Выстроил цельную систему всех имевшихся у меня знаний. Дал пару новых инструментов, о которых раньше я не знал.

Формула работы с людьми

Весь курс посвящен вопросам работы с командой, заказчиком, начальником и самим собой. По полезности для меня он превзошел предыдущий курс раз в десять. Видеоматериалов в три раза больше, примерно часов 40. Спикер, Александр Орлов, рассказал о принципах работы с людьми, как выстраивать устойчивые модели коммуникация, как конструктивно решать проблемы с человеком, как взаимодействовать с руководством и заказчиком. Рассмотрели практические рекомендации для разных ситуаций:

• что делать если заказчик ругается и не понимает, что происходит в проекте;
• если сотрудники саботируют работу;
• как и о чем общаться с человеком один на один;
• еще стопицот ситуаций.

Сами по себе материалы курса не являются откровением. Но я никогда не думал о коммуникациях с системной точки зрения. И соответственно все общение с людьми носило ситуативный характер. Уже начав обучение, я понял, что работа с командой у меня была поставлена чуть менее чем никак. Сейчас я понимаю, что мне необходимо сделать, наверстать, и как это сделать.

Отдельного слова заслуживают разборы практических кейсов. Т. к. я был заочником, то смотрел вебинары с разбором этих кейсов в записи. Тем не менее старался также разбирать в голове предложенные ситуации. Сравнивал их потом с решениями озвученными в эфире, смотрел где и почему ошибся. Все кейсы разбирались подробно по косточкам. Ребята с очного отделения делали это вживую, что более полезно для практики.

Итог курса
Мега-полезно как в теории так и в практике. Стал применять некоторые методы и инструменты, получать первые результаты.

Помимо материалов по курсам в личном кабинете студента просто прорва информации, вплоть до оказания первой медицинской помощи. Я пока заглядывать в остальные разделы боюсь, больно там много.

Составил список инструментов, которыми пользуюсь в жизни и работе. Получилось много пунктов. Когда не задумываешься об этом, то вроде как и нормально все. А тут выписал их в список и видно, что много и сложно. Буду думать как сократить количество без потери в функционале и качестве.

Jira — ведение проектов, контроль выполняемых командой задач. Знания по проекту хранятся в Confluence.

HipChat — пространство для общения внутри команды и между командами. Интегрирован с Jira.

Skype — куда ж без него. Обеспечение голосовой связи. Текущая редакция Хипчата не позволяет звонить.

TickTick — ведение собственных задач. Как личных так и рабочих. Есть только веб-версия и приложения для мобильника.

Evernote — использую как хранилище информации. Сюда складываются полезные статьи, заметки, изображения. Здесь же копилка самых разных идей, склад на будущее. Тут же фиксирую какие-то быстрые идеи, которые надо записать пока не забыл, чтобы обдумать и разобрать позже. Использую только десктопную версию, мобильная очень тяжелая и тормознутая.

Pocket — свалка статей, которые планирую прочитать когда-нибудь позже. После прочтения статья отправляется в топку или в Evernote, если имеет смысл ее сохранить. Разбираю крайне нерегулярно.

Бумажный блокнот — для ведения оперативных рабочих задач. Да, веду задачи в блокноте. Опытным путем выяснил, что это самый удобный для способ. Утром или предыдущим вечером составляю список задач на день с примерной оценкой. Работаю по нему. Задачи маркирую цветом: важные/срочные; контроль; важные, но не срочные.

ColorNote — записная книжка в телефоне. Фиксирую сюда идеи, которые пришли в голову где-то, где нет компа. Главное успеть записать, чтобы вернутся к ней позже.

Inbox — рабочая гуглопочта. Уже подробно описывал свои принципы работы с почтой.

Учет финансов — все финансы ведутся в гугл-таблице. Таблица сильно прибавила в функционале. По сравнению с первой версией.

Несколько лет назад с женой столкнулись с проблемой, что денег стало хватать впритык от получки до получки. А порой и не хватало. Проблема нехватки денег восстала в полный рост и стала отвешивать пощечины.

Диагностика

«Но мед — это очень уж
странный предмет...
Всякая вещь — или есть, или нет, —
А мед (я никак не пойму, в чем секрет!)...
Мед — если есть, то его сразу нет!»
//Винни-Пух

Раз денег не хватает, то они куда-то деваются. Надо понять куда именно. К учету финансов приступали три раза с помощью разных программ учета. Ни одна не взлетела: в какую-то долго и сложно заносить траты, в какой-то просто некрасивый интерфейс и ей неприятно пользоваться, в третьей было что-то еще.

Ошибка была в том, что я пытался зайти от инструмента. Мол, сейчас возьму классную программу, она мне все посчитает, проанализирует, скажет как жить дальше. Наступит коммунизьм и всеобщее счастье. Черта лысого.

Заходим от задачи — понять куда тратятся деньги и откуда они появляются в семье. В качестве инструмента берем обычные гуглотаблицы где есть две колонки: доходы и расходы. Условились с женой, что фиксируем траты в табличку максимально быстро после того как она произошла. Огромным плюсом стал одновременный доступ к таблице. Жена потратила что-то — занесла из дома, я потратил — записал с работы. Не нужно ждать вечера, чтобы внести расходы за весь день, как это было с «тяжелым» специализированным софтом. Это практически решило проблему, когда расходы не записывались или забывались. Стали собирать статистику по тратам.

Многие пишут, что это сложно — записывать абсолютно все, что это заставит чувствовать себя скрягой и скупердяем, который трясется над каждой копейкой. Ерунда. Абсолютно все финансовые транзакции мы фиксируем уже два полных года. Это стало привычкой. И жадиной я себя ощущать не стал)
Результатом первого этапа стало накопление полной статистики по расходам и доходам. Побочным эффектом стал выход в ноль на конец месяца. Не знаю почему (да и не стал разбираться), но простая запись расходов даже без анализа сократила их примерно на 15-20%.

Лечение

Собрав статистику за целый год мы были удивлены и поражены в самые глубины кошелька. Когда все расходы собраны в разрезе года, они производят впечатление. И резко отрезвляют.

Избавляемся от бестолковых и некритичных расходов: дорогие походы с друзьями в бар, подарки непонятно кому и прочая мелочевка, которая не заметна, но за год набегает прилично. От всего этого можно отказаться совершенно безболезненно. С друзьями, кстати, мы не стали видеться меньше.

Ввели новое железное правило — 10% от любых доходов откладывать в накопления сразу же. Хоть 100 р. на улице найду, 10 отложу. Это уже тоже становится привычкой. Все накопления лежат на пополняемом вкладе в банке и не хранятся в виде наличности. Банк периодически меняется в зависимости от комфортности условий и процентной ставки. И продолжаем фиксировать траты.

Профилактика

Как предупредить дефицит денег? Предусмотреть будущие траты. Т. е. спланировать бюджет бюджет. На основе статистики вывели обязательные траты: ЖКХ, бензин, продукты, интернет, мелкие бытовые расходы, накопления. Отложив деньги на обязательные статьи и заранее запланированные на этот период траты, делим остаток на 4 недели (привет 4 конверта) и стараемся не превышать его. Планируем траты на три месяца вперед. Все в ту же таблицу заношу данные: доход столько-то, из него на обязательные расходы столько. Оставшуюся сумму можем планировать к другим тратам. Например, я знаю, что через два месяца мне надо заплатить за ТО. Я вписываю эту сумму в бюджет на планируемый срок и планируемый доход. Более на этот период я не планирую расходов, т. к. вижу, что туда более не помещается. Это страхует от того, что на один месяц запланируем много непосильных трат и уйдем в минус.
Обязательно оставляем буфер из свободных денег. Просто потому, что все предусмотреть невозможно.

Итог

Мы не стали меньше тратить. Мы стали меньше тратить бесконтрольно и больше тратить вдумчиво.
Фиксируем все расходы и  доходы. Полученную статистику используем для оптимизации расходов. Выкидываем все от чего можно спокойно отказаться без ущерба для себя.
Со всех доходов обязательно откладываем 10%. Со всех абсолютно.

Чувство спокойствия, когда ты знаешь, что все твои, пусть и небольшие, финансы под контролем, и лишняя чашка кофе не вгонит тебя в долг или не оставит семью без еды в конце месяца бесценно.

Хочу поделиться опытом самоулучшения.

«Будь лучше!» — эта мысль одолела меня по итогам прочтения нескольких книг (примеры) и некоторых воодушевляющих блогов. Традиционно первое января самое лучшее время для начала новой жизни. Поэтому всего в конце января 2016 года я осознал, что без четкого плана выковывания самого себя ничего не взлетит.

Как советовали умные люди, я выделил ключевые области жизни. По каждой определил (нафантазировал) чего хочу добиться к концу года. Из фантазий выросли цепочки задач. Для каждой цепочки я скрупулезно определил первый шаг.

У меня много областей, которые мне интересны и в которых я хотел бы разобраться глубже. Как обычно хочется всего и сразу. Но я решил не сталкивать занятие фотографией утром и проектирование к вечеру. Я решил уделить каждой интересующей меня области по одному месяцу. Так я рассчитывал понять — интересно ли мне это на самом деле или я только так думал. Итого у меня получилось целых одиннадцать (январь был потрачен на планирование) интересных занятий и областей личного развития.

Открывал год посвящение в тайм-менеджмент. За два месяца я должен был набраться теории в этом вопросе: прочитать книгу, пройти онлайн-курс, прочитать несколько статей. Цель — научиться наиболее эффективно и рационально использовать свое время так, чтобы потом не было мучительно больно за бесцельно прожитое время.
Второй месяц целиком посвятил применению на практике полученных знаний. Начинал использовать один инструмент, смотрел есть ли от него результат, подходит ли он мне, получаю ли я удовольствие от его использования. Если где-то ответ был нет, я либо пробовал изменить инструмент и адаптировать под свои нужды, либо выкидывал и брал следующий. Таким образом я сформировал собственный набор методик и принципы к управлению своим временем, сформировал свою систему управления задачами и временем. Я не изобретал ничего нового и революционного. Брал уже готовые принципы, подходы и инструменты и адаптировал их для себя так как мне удобно. Например — работа с почтой. Главный критерий был — чтобы работало. Остальные месяцы были посвящены теории и практике в управлении проектами, рисовании, финансах, фотографии, созданию блога и прочим интересам.

Сейчас, подводя итоги года, стало видно, что глобальный годовой план был выполнен процентов на 30%. С одной стороны это катастрофически мало. С другой — это треть от всего запланированного. Было бы оно вообще сделано без этого плана и такого подхода? Не знаю.

Проанализировав причины столь низкого выполнения плана, я нашел причины этого. В большинстве случаев это результат кривого планирования или излишне оптимистичных ожиданий от самого себя. Пример: запланировал такое денежнозатратное мероприятие как ремонт сразу после отпуска, когда все финансовые резервы были исчерпаны. В результате ремонт пришлось отложить.

Проваленные задачи дали опыт и пищу для размышлений. Ниже сформировал несколько выводов, которые надо будет учесть при составлении нового годового плана на 2017.
Не планировать ничего серьезного на период отпуска. Например онлайн-курсы, которые требуют регулярного доступа к компьютеру и интернету. Слишком велик будет соблазн забить.
Не планировать финансово затратные проекты подряд друг за другом.
Не планировать на один период разнонаправленные занятия. Выбрал что-то одно и все свободное время уделять этому. Если решил учиться рисовать, то не красть у себя себя время, тратя его на что-то другое.

На 2017 год я хочу выделить 4-6 направлений, и заниматься ими более продолжительное время, по 2-3 месяца. Рассчитываю, что это позволит более глубоко погрузиться в тему и уменьшит количество переключений между направлениями. Плюс такой срок позволит амортизировать сроки если в течении периода вклинится что-то срочное.

Об авторе

Советский писатель, палеонтолог, доктор биологических наук. В своих произведениях исследовал вопросы нравственности, проблемы взаимоотношений власти и общества, науки и религии за что был как и награжден, так и поруган. Его роман «Час быка» даже изымался из библиотек, как «клевета на советскую действительность».

О книге

Книгу «Лезвие бритвы» я читал еще в детстве, но вынес из нее только приключенческую линию. Перечитав же сейчас, произведение открылось с новых сторон. Автор размышляет о вопросах красоты и гармонии. Об истинной красоте человека, которая является результатом соединения красоты духовной и физической. И та и другая могут быть достигнуты лишь испытаниями и лишениями, но не чрезмерными, а теми, с которыми человек в состоянии справиться.

Книге уже более 50 лет (1959-62 гг.) и интересно читать о различных «новых» идеях, взглядах, проблемах, которые для нашего современника уже стали или обыденностью, или вовсе отброшены как устаревшие.

Само повествование полнится людьми честными, сильными, смелыми, открыто презирающими низость духа, мелкость поступков и прочие отрицательные качества недостойные Настоящего Человека, каким он был в книгах и фильмах той эпохи.

Книгу советую к прочтению. Фактов из нее не почерпнуть, не энциклопедия, но интересно ознакомится с интересными идеями, многие из которых актуальны и сейчас.

Несколько интересных выдержек

О людях на местах

А вот когда вы попадаете в зависимость от человека, да еще нередко плохого… — геолог поморщился, — черт его знает, случайность это или закономерность, что там, где надо иметь дело с людьми, с их нуждами и заботами, там попадаются как раз дрянь людишки. А будь моя на то воля, подбирал бы совершенно особых людей, чтобы выслушивать человеческие нужды и просьбы в жилотделах, собесах и, уж конечно, для геологов — на транспорте. Да еще ставил бы над ними этакую независимую и вдумчивую инспекцию с беспощадными правами, вроде Рабкрина прежних лет!

Об отношении к жизни

Сейчас объясню, синьор Флайяно. Чем отличаются дети от взрослых? Они думают, что мир устроен для них и что это всегда так и будет. Чем отличаются молодые от пожилых и старых? Они уже знают жизнь, но думают, что у них, у каждого, все будет по-иному. Законы жизненной игры касаются кого-то другого, а не их. И многие тоже, как дети, думают, что все всегда останется, как оно было, поняв, но в душе-то еще не приняв, что жизнь — это неизбежное изменение, даже тогда, когда оно идет незаметно…

О руководителях

А потому, что всегда считал, что у начальника не только голова должна соображать, этого мало. Начальник — тот, кто в трудные моменты не только наравне, а впереди всех. Первое плечо под застрявшую машину — начальника, первый в ледяную воду — начальник, первая лодка через порог — начальника; потому-то он и начальник, что ум, мужество, сила, здоровье позволяют быть впереди. А если не позволяют — нечего и браться.
 — Не могу согласиться с вами, Леонид Кириллович! Если коллектив хороший, загорелся общей работой…
 — А надолго этого горения хватит, если никто не будет вести?

Об отношении к бесполезной работе
По сюжету пропали результаты уже проведенных опытов и их приходится повторять.

Иван Родионович был разгневан. Селезнев впервые видел, как его добрые внимательные глаза приобрели жесткое, отчужденное выражение. Гирин не терпел бессмысленной работы, вызванной небрежностью или забывчивостью.
 — В нашей жизни и без того слишком много нудных, обязательных и неизбежных дел, отвлекающих нас от познания, от творчества. Если мы будем по собственной разболтанности увеличивать их количество, повторяя уже сделанное, переделывая неточное, поправляя испорченное, то вряд ли мы далеко уйдем за короткую жизнь.

Об отношении человека к искусству

Однако многое изменилось даже с тех пор, как я начинал свои первые экспедиции, — сказал Андреев. — Ушли в прошлое отсутствие запоров в деревнях, старые, покинутые, но нетронутые часовенки на русском Севере, древние надписи и изваяния на степных холмах. Теперь почему-то немало людей старается сокрушить, разбить, испакостить не охраняемые ничем, кроме благоговения к человеческому труду и искусству, вещи, до сей поры стоявшие сотни лет.
...
 — Произведения искусства в поврежденной психике вызывают такую же ярость, как, например, обнаженные изваяния, женская красота или танцы. Чувство своей неполноценности, ущербности и неодолимое желание компенсации торжества — параноидальный комплекс. Раз «Глаша не наша», — Гирин вспомнил поговорку, — «то бей ее, сволочь такую!»

О нормальности человека

Критерий нормальности — предмет больших споров на Западе! Где грань между нормальным и ненормальным человеком? Мне кажется, что ответ тут простой и не надо печатать тома докладов. Важнейший критерий нормальности — общественное поведение человека. Все нарушения естественной дисциплины, которую требует от человека совместная жизнь с другими людьми, искривления и искажения добрых, товарищеских и заботливых отношений, вероятно, обязаны каким-то психическим дефектам, подлежащим исследованию. Я говорю, естественно, не о случайных промахах поведения, а систематически повторяющихся поступках.
Параноидальная психика выказывает себя также, когда люди нарочно вытаптывают цветы и траву, опрокидывают скамейки, прут поперек движения именно потому, что этого нельзя делать. Самый опасный для социалистического и коммунистического общежития вид психоза.
...
 — Все тот же признак антисоциальной поврежденной психики, о котором я только что говорил, — сказал Гирин, — чем дальше, тем больше он усиливается, не только на Западе, но уже и на Востоке. Все чаще случаются взрывы самолетов в воздухе, стрельба по невинным ни в чем случайным прохожим, дикая расправа со старинными произведениями искусства, составляющими славу народа, вроде датской Русалочки.

Отсебятина

Rework есть в каждой подборке книг, которые рекомендуют прочитать многие именитые агентства. Из-за этой попсовости я долго откладывал ее прочтение. Думал: «Ну что там может быть полезного, если все от нее так пищат?». Как давно с «Алхимиком». Но все же я снял ее с полки в офисе и принес читать домой.

Книга читается легко, написана простым живым языком. Rework не является руководством к действию, но отличным мотиватором начать делать, что-то, на что якобы не было времени, сил, Солнце было не в том созвездии и прочие отговорки. Авторы отрицают необходимость иметь большую команду, огромный офис, коробок нужных и ненужных инструментов. Нужно взять и начать. Избитые слова, но Джейсон и Дэвид сумели их преподнести так, что становится стыдно, если продолжаешь просиживать штаны на диване. Особенно зажигает первая треть книги.
Несколько мыслей из книги.

Подготовка

Окружающие склонны отговаривать вас от реализации любых идей, которые кажутся им нереальными. К черту их. Это означает лишь, то,что эта идея нереальна для них, но не вас.

Не верьте статистике. Если у кого-то что-то не получилось, это обозначает лишь то, что именно у него это не получилось. О вас тут нет ни слова.

Учитесь на своих успехах. Они дадут вам силы двигаться дальше.

Долгосрочное планирование — миф. Ни один план не может учесть все факторы окружающего мира. Наводнение, похищение инопланетянами, насморк и атака летающих обезьян — все будет пытаться разрушить ваши планы. Авторы называют любые планы догадками.

Планы несовместимы с импровизацией.

Не тратьте время на построение любых догадок. Решите, что будете делать на этой неделе, возьмите самую важную задачу сейчас и делайте ее. Без плана работать страшно, но еще хуже работать по плану оторванному от реальности.

Можно ли работать больше, чтобы сделать больше? Авторы утверждают — нет. Время проведенное в офисе не имеет ничего общего с продуктивностью и качеством выполненной работы.

Трудоголики — не герои. Они не спасают положение, они просто сжигают свое и зачастую чужое время. Настоящий герой уже дома. Он сумел сделать свою работу быстро.
Исполнительный директор Basecamp Мерседес Де Лука о трудоголизме.

Итак, чтобы начать действовать вам нужна идея, чуть уверенности и небольшое усилие, чтобы начать.

Действуйте!

Самый лучшие способ создать что-то крутое — сделать что-то, чем вы сами пользовались бы с удовольствием. Вы одновременно окажетесь заказчиком, ЦА и исполнителем. К тому же так вы сможете быстро оценить качество сделанного. Такой подход позволяет влюбиться в собственное дело.

Просто идея не стоит ничего. А у Лебедева идея имеет отрицательную цену. Значение имеет лишь то, что вы делаете, а не то, что вы об этом говорите или думаете.

«У меня нет на это времени, а то бы я ух!» — не оправдание. Времени никогда нет, время всегда есть. Идеальное время никогда не наступит. Вы всегда слишком молоды, слишком заняты, либо нет денег и еще стопицот причин.

Когда вы все же начнете что-то делать, всегда помните для чего и почему вы это делаете. Это ваша точка зрения, ваши принципы, ваша вера. Имейте силу воли и яйца отстаивать их и следовать им. Люди тянутся к тем, у кого есть внутренний стержень, кто верит в себя и свое дело.

Не надо записывать их на бумажке, развешивать на стенах и величать «миссией компании».

Отстаивать свои убеждения — верить в них и жить ими.

Развивайтесь

Всегда задавайте себе вопрос «Действительно ли мне нужно…. (десять человек, миллион рублей инвестиций, шикарный офис, год на реализацию). Вставьте нужное. Возможно вы справитесь сами с какими-то задачами. Возможно можно пока обойтись маленьким офисом? десятью тысячами? уложиться за три месяца? Экономным быть не стыдно. особенно в начале своего пути.

Ограничения — это скрытые возможности. Ограниченные ресурсы заставляют вас рациональней подходить к их использованию, быть изобретательным. Ограничения заставляют вас думать.
Николай Товеровский считает, что ограничений нет совсем.

Пользуйтесь тем, что уже имеете. Значение имеют не ваши инструменты, а результат.

Вам требуется меньше, чем вы думаете

Не делайте все сразу. Не пытайтесь впихнуть в ваш продукт максимум всего. Наоборот — выкиньте из него все без чего он сможет быть, без чего потеряется его смысл и ценность.

Точно также не зацикливайтесь на деталях. В них хоть и кроется дьявол, но на ранних этапах они не имеют такого значения. Когда вы проектируете продукт, то абсолютно все равно зеленая или красная кнопка там будет. Сейчас она серая, с цветом можно разобраться и поэксперементировать потом. Главное — она должна быть, без нее продукт не имеет смысла и не будет работать.

Чтобы дело двигалось, требуется постоянно принимать решения. Не ищите идеального решения, хорошо — это отлично. Не откладывайте решения. Как только проблема обозначилась сразу ее решите.
У Людвига есть интересный пост о неверных решениях и продолжении движения вперед.

Делайте меньше, сокращайте, упрощайте, сосредоточьтесь на том, что не будет меняться. Следуйте сути, а не моде. Мода пройдет.

Когда запускать продукт? Как только он умеет делать то, что должен — запускайтесь. Отложите все, что не нужно для запуска. Всё жизненно необходимо вперед, все рюшечки потом.

Если вы не можете никак выбрать, что же оставить вот прекрасное упражнение. Представьте, что вам надо запуститься не через полгода, а через две недели. Простая установка сроков заставляет фокусироваться на главном. Прозойдет понимание, что без многого можно обойтись, а необходимое становится очевидным.

Продуктивность

Всегда задавайте себе вопрос „зачем?“
Что я делаю?
Полезно ли это?
Приносит ли это пользу?

Совещания убивают время. Совещание 10 человек длившееся один час убьет не один час времени, а 10!

Делай меньше — получай больше. Многие задачи могут быть решены простым и приземленным способом. Пусть это будет не совершенно, а просто хорошо. Но это будет работать. Сделали и двигайтесь дальше. Наиболее эффективное решение при минимальном количестве затрат — решение в стиле дзюдо.

Предположения и планы на месяцы и годы вперед всего лишь фантазии. Мы прогнозируем события исходя из наиболее благоприятного сценария, идеального. Но он никогда не наступает.

Длинные списки дел не работают. В них добавляются новые и новые пункты. Неудовлетворенность растет. Авторы предлагают оперировать маленькими списками. Не 100 задач в списке, а 10 списков по 10 задач.
Николай Товеровский оперирует (http://artgorbunov.ru/bb/soviet/20160908/ закрытыми списками)).

Конкуренты

Если вы считаете, что ваши конкуренты — отстой, так и скажите. Называйте вещи своими именами. Будьте „анти“. Конфликт распаляет людей.

Делайте меньше чем конкуренты. Стремление догнать и перегнать выматывает, заставляет защищаться и истощает ресурсы. Продайте свой „минимум“ также агрессивно.

Фокусируйтесь на себе, а не на конкурентах. Иначе вы будете всегда догоняющим, всегда копией.

Оценка: 7/10. Подстегнёт вас начать делать. Читать.

Несколько лет назад решил завести себе архаичную, но бесконечно милую штуку — экслибрис.

Экслибрис — книжный знак, удостоверяющий владельца книги, который наклеивается или проставляется печатью на левый форзац книги.

Долгое время не мог определить, что именно должно быть на нем изображено. Пересмотрел массу вариантов, “идеальный” в моем сознании экслибрис мутировал от кудрявых и вычурных а-ля фамильный герб до аскетичных и простых как кирпич.

Примеры экслибрисов

Потом решил, что это будет просто надпись. Но просто написать «это моя книга» было неинтересно. Надпись надо как-то обыграть. В ход пошла типографика, игры со шрифтами, модный леттеринг и прочие приблуды.

Конечный выбор остановил на псевдо-славянской вязи, которая нравилась еще со школы — заполнял расписание уроков ею. Т. к. с самого начала был план сделать экслибрис в круглой печати, то теперь потребовалось некую (какую же?) надпись однозначно и твердо сообщающую любому, что фолиант, который тот держит в руках принадлежит мне, вписать в круг. Не знаю пытались ли древние предки впихнуть свои буквы в круги, но это было адски тяжело. Положение усугублялось абсолютной импотенцией во владении графическими редакторами аки фотошоп, иллюстраторы и прочие скетчи. Поэтому каждый вариант приходилось прорабатывать рисуя его вручную.

Уже не знаю на какой по счету итерации мне все таки удалось напасть на черновой вариант, который меня зацепил. Дальше все же пришлось идти на поклон к человеку с прямыми руками в графических редакторах. Этим человеком стала Наталья. Респект ей. Она поняла, что я в итоге хочу получить. Мой черновой набросок Наталья воплотила в векторе. Спустя пару правок, и это было моя самая короткая работа с дизайнерами и иллюстраторами — я получил результат, который меня полностью удовлетворил. Именно тот, который был у меня в голове.

Итоговый вариант

Воплотить это в живую печать было делом техники и вот я уже предвкушаю первый оттиск на форзаце книги. Процесс штампования книг превратился в чистку библиотеки от разного бумажного хлама. Я очень люблю книги в их бумажном воплощении, но хранить абсолютно все совершенно излишне да и невозможно. Взять и выкинуть кучу книг в мусорку рука не поднялась поэтому отвез их в ближайшую библиотеку. Оставшиеся экземпляры были любовно помечены теперь уже фамильным экслибрисом.

Вот так выглядит в жизни

Сейчас вся библиотека имеет мою личную отметку. Одна маленькая мечта воплощена.

Организация работы с потоком электронной почты стало моим очередным шагом в личном и профессиональном развитии.
Через почту происходит максимум информативного общения с заказчиками и коллегами из связанных систем. В почте есть все: доработки; описания багов; обсуждение и того и другого; фиксации любых договоренностей. Забегу вперед и скажу, что это не лучшая практика. Пока новые процессы только выстраиваются приходиться с этим жить.

В начале моей работы в роли руководителя проектов письма текли тоненьким ручейком и все они раскидывались одной левой и мизинцем правой. Сейчас письма хлещут как из брандспойта. В управлении входящими письмами образовался организованный хаос. В памяти держались обсуждения задач и следующие шаги по каждой из них: позвонить, отправить, написать, рассказать и прочее. Иногда терялись письма и задачи связанные с ними.

Один раз потерялось письмо с важной доработкой, его завалило массой мелких и срочных вопросов и задачек. О доработке заказчик напомнил за день, до того как она должна быть на продакшене. Доработку сделали и выкатили в срок, но ценой большого напряжения и перерасхода сил. Это не гуд.

Необходимость изменений в процессах стала в полный рост. К тому моменту я уже вовсю экспериментировал с различными методиками управления задачами и собственным временем. Но ни одна не приживалась. Не сразу я пришел к мысли о том, что требуется разработать систему, подходящую и удобную лично мне. Разумеется, я не совершал революции, а использовал уже готовые знания и материалы. Взяв отовсюду по чуть-чуть, я сотворил своего «франкенштейна», которым пользуюсь до сих пор с периодическими изменениями. Проблему с почтой я стал решать аналогично.

У Максима Дорофеева я подсмотрел понятие «пустой инбокс». Заинтриговало. У Максима речь идет об периодическом и обязательном опустошении всех сборников входящих (инбоксов). Я же решил воплотить этот принцип только для ящика входящей почты.

Я проанализировал все входящие письма и разделил их на две категории: информационные письма и задачи.
Информационные письма — содержат информацию, которая не требует от меня действий. В письме справочная инфорация. При необходимости она сохраняется во внешней системе. Я использую Evernote.
Задачи — на основании письма надо что-то сделать: исправить баг; запилить доработку; предоставить какую-то информацию и прочая.

Абсолютно каждое письмо в почте я стал воспринимать как входящую задачу с темой «Прочитать письмо и понять, что с ним надо делать». После включается алгоритм обработки писем собранный мною с бору по сосенке. Всякие оповещения и иные сервисные письма Гугл и без меня довольно успешно прячет в разные вкладки, поэтому подобного рода спам я даже не рассматриваю. Далее письмо двигается по алгоритму:

Шаг 1 Что?

Письмо попадает во «Входящие». Если это задача, то требуются ли по ней какие-то уточнения? Понятные задачи добавляются в трекер задач с назначением исполнителя. Письмо архивируется.
Если из письма непонятно, что конкретно нужно сделать и каков должен быть результат, то задаю уточняющие вопросы автору задачи. Письмо также отправляется в Архив и оно пропадает из поля зрения. Раньше я бы оставил письмо в списке входящих и помнил бы о нем. Это засоряло память, выжирало «мыслетопливо», добавляло беспокойства. Когда таких подвисших задач 10, голова взрывается и память начинает сбоить. Когда же заказчик ответит на мои вопросы — я вновь увижу письмо и вернусь к задаче. Если заказчик ничего не ответит, значит задача не важная и мне тем более не стоит о ней беспокоится.

Разумеется, из всего есть исключения. Если письмо касается важного проекта и я предполагаю, что заказчик может затянуть с ответом и дать его в последний момент, то я сам создам себе напоминание поторопить заказчика с ответом. Но письмо все равно отправлю в архив, т. к. прямо сейчас с ним ничего не будет сделано.
В инбоксе гугла можно отложить задачу на некоторое время. Когда оно придет, задача вновь появится во входящих.

Шаг 2 Кто?

Решаю должен ли эту задачу делать именно я. Могу ли я ее делегировать? Если да, то запускается механизм передачи задачи исполнителю, создаются напоминания о контроле выполнения задач и т. д.

Шаг 3 Когда?

Представим, что задача моя и делать ее только мне. Могу ли я сделать задачу в течении 2-5 минут? Если да, то делаю сразу и забываю про нее. Если задача не уложится в это время, то она добавляется в список входящих задач и получает срок выполнения, о чем уведомляется заказчик.

Первый же факап случился, когда я полдня разбирал почту и сразу выполнял сиюминутные мелкие дела. Важные задачи оказались продолблены. Именно так было потеряно письмо с важной доработкой из начала поста.

Множество маленьких задач занимают много времени.

Потребовалось строго регламентировать время разбора почты. Я разбираю входящую почту два раза в день: утром и после обеда. На это уходит 30-60 минут. Гуру джедайских техник утверждают, что все входящие должны быть обработаны в конце дня. Мой же ящик может опять наполниться к вечеру. И это поле для моего роста и оттачивания техники.
В течении дня я все равно порой заглядываю в почту в свободную минтуку, чтобы не пропустить письмо «ААаааа! Пожаааа-а-а-р!». Если таких писем нет, то остальные я не трогаю — они ждут своего времени.

Итого:

1. Все письма в почте воспринимаются как задачи по-умолчанию.
2. Свои задачи делаю сразу или ставлю в план себе или другим ответственным.
3. Все обработанные письма отправляются в Архив. В Инбоксе от гугла — отметка о выполнении. Ни в коем случае не остаются во входящих. Если письмо продолжает висеть во входящих — значит оно не обработано.
4. Наслаждаюсь пустым ящиком входящих. Это и правда кайф.

Книга Бернарда Феррари о том, как научиться слушать и слышать собеседника. Вся наша жизнь состоит из переговоров, из обмена информацией. Важно уметь не только грамотно донести до собеседника свою точку зрения, но и понять его. Для этого необходимо использовать навык активного слушания, который можно и нужно развивать.

Умение слушать — труд, который экономит время, а не тратит его.

Феррари выделяет несколько архетипов слушателей. Каждый архетип имеет свои особенности, используя которые, можно эффективнее организовать процесс слушания.

1. Упрямец — слушает других лишь затем, чтобы понять совпадает ли его собственное мнение с мнением собеседника. Слышит лишь то, что считает правильным.
2. Брюзга — абсолютно уверен, что мнение других полный вздор.
3. Предвосхититель — стремится при помощи вопросов направить разговор в нужное ему русло или загнать собеседника в угол. Склонен к словоизлияниям.
4. Долдон — его цель не заострить внимание на проблеме, а упрочить собственную позицию или переиначить мнение собеседника так, чтобы оно сошло за подтверждение его собственного.
5. Всезнайка — выдвигает идеи еще до того, как все сошлись во мнении относительно самой проблемы. Старается произвести впечатление сообразительностью и смекалкой.
6. Притворщик — воздает видимость слушания, хотя возможно уже принял решение по вопросу.

В первую очередь необходимо определить к какому типу относитесь вы сами, что понять какие сложности могут возникать у вас, когда вы думаете, что слушаете собеседника. Понимание проблем — первый шаг к их разрешению.

Как слушать

Бернард Феррари выделяет несколько методик, которые позволяют Эффективно получать и анализировать информацию от собеседника.

Уважайте собеседника

Многие люди уже обладают необходимой информацией, чтобы самостоятельно принять верное решение, но не могут связать ее с обсуждаемой проблемой. Необходимо вопросами подтолкнуть их к верному решению. Необходимо всерьез воспринимать все, что говорит собеседник и исходить из предположения, что он прав, а для этого необходимо его уважать. Всегда есть возможность, что в словах собеседника есть крупица истины.

Правило 80/20

Слушайте 80% времени, говорите — 20%.
С помощью наводящих вопросов и своевременных реплик помогайте собеседнику сообщать вам новые факты и идеи.
Когда захочется перебить собеседника — помолчите. Не давайте никаких комментариев, пока не будет понятно как это отразится на беседе. Чтобы избежать неловкого молчания люди сами постараются заполнить паузу. Или может быть продолжат речь, в том случае если они просто переводили дух.
Если и перебивать собеседника, то только наводящими и уточняющими вопросами.

Ничего не принимай на веру

«Главное для чего мы слушаем других людей — это информация, которая поможет нам принять верное решение.»
Автор утверждает, что многие люди вступают в  беседу уже имея различные предубеждения и предустановки, которые мешают воспринимать информацию или искажают ее.

Ни одно предположение нельзя считать неоспоримым, пока не доказано обратного. Нельзя исключать ни единой возможности, если только не доказано, что она абсолютно невероятна. Нельзя позволять собственным предубеждениям позволять искажать воспринимаемую информацию.

Для проверки и построения любой гипотетической ситуации можно менять любой из фактов и таким образом проверять на прочность любое логическое построение и предположение.

Сконцентрируйтесь

Чтобы внимательно слушать собеседника, надо отторгнуть все раздражающие факторы. Необходимо сосредоточиться именно на решаемой проблеме, отбросив и временно забыв все остальные.

Нельзя позволять эмоциям мешать воспринимать информацию, а сильные эмоции (страх, радость и д.р.) мешают ее анализировать. Для возврата концентрации внимания можно представить себя и собеседников словно со стороны, как будто в кино.

Основной арсенал средств умелого слушателя:

• проявление уважения к собеседнику;
• молчать самому;
• ставить под сомнение все предположения;
• концентрация на разговоре.

Извлекаем пользу

Из хаоса полученной информации необходимо извлечь крупицы «золота», для этого:
определите о чем именно идет речь;
выделите значимую информации;
направляйте разговор так, чтобы получить максимум информации;
систематизируйте добытую информацию.

Вопросы — ключевой инструмент для извлечения максимума пользы из информации.

По методике Феррари, всю добытую с трудом информацию необходимо проанализировать и систематизировать. для этого используется «метод ящиков». Вся информация сортируется по мысленным (или физическим) ящикам с ярлыками.

Ящик миссия

Что нам надо получить?
В этот ящик должна попасть информация, которая отвечает на вопрос «Какова наша цель?». Зачем мы вообще все это делаем? Миссия может быть сколько угодно амбициозной, но должна быть конкретной, чтобы стать руководством к действию.

Ящик План

Что именно мы должны сделать?
Планируем действия для достижения целей из ящика с миссией. Сюда должны попасть конкретные задачи, шаги и планы по достижению поставленных целей. Не забыть учесть риски и уже имеющуюся материальную или интеллектуальную базу.

Ящик Команда

Кто нам нужен для достижения цели?
Для осуществления любых планов требуется исполнитель или команда. Кто нужен, какими навыками он должен обладать, где взять такого человека? — лишь некоторые вопросы, ответы на которые должны лежать в этом ящике.

Ящик Исполнение

Как мы будем это делать и кто есть кто?
Кто принимает решения? Каков процесс принятия решения? Кто главный? Кто несет ответственность? У кого узнать нужную информацию? Записываем ответы и кладем сюда.

Ящик Личные особенности

Скрупулезно собираем личные качества и взгляды человека, т. к. они влияют на его высказывания и суждения. Когда человека говорит, необходимо понять, что заставило его выразиться именно так: ценности, цели, заблуждения, тревоги, пробелы в знаниях.

Прокачиваем навыки

Все описанные выше методики можно делать руками, записывать на бумаге и складывать в сколоченные на досуге ящики. А можно все это делать в уме, но подобного рода усилия требуют хорошо развитой памяти. Именно память трансформирует полученные знания в опыт. Любую информацию, хранящуюся в памяти легко извлекать и трансформировать как угодно для создания новых идей.
Развивайте память.

Фортуна улыбается лишь подготовленному уму

Что делать дальше?

1. Помалкивать. Другие должны говорить больше.
2. Подвергать сомнению исходные данные.
3. Сосредоточиться на том, что требуется выяснить.
4. Повышать порог терпимости к неизвестности. Когда точно знаешь где пробелы, можно придать планам гибкость, которая будет их (пробелы) учитывать.
5. Анализировать и сортировать информацию.
6. Тренировать память, чтобы легко оперировать информацией, хранящейся в ней.
7. Вовремя заканчивать дебаты. Когда вся информация собрана. необходимо переходить к действиям.
8. Демонстрировать лучшие навыки слушателя и показывать пример окружающим.

Личный опыт

Прочитав книгу, я бросился направо и налево применять полученные знания. Потом пыл немного поугас и я стал применять и тренировать новые для меня навыки не так активно, но более методично.

Сейчас, когда я разговариваю с человеком, то постоянно задаю себе вопрос — о чем идет речь и соответствует ли тема разговора цели обсуждения? Если вижу, что мы отклонились, то возвращаю беседу обратно.

Приятно удивило открытие, что если в самом начале беседы спросить: «Что мы хотим выяснить?» это уже настраивает собеседника на более продуктивный диалог. Он перестает (или делает это меньше) растекаться мыслью, не углубляется в ненужные дебри, а пытается придти к решению проблемы, обозначенной в самом начале.

Чтение книги заняло чуть меньше месяца по будням по 30 минут вечером. Попутно вел конспект, который и лег в основу поста.

Вывод — читать. Может гением слушания я не стану, но хотя бы начал думать о том, что мне говорит собеседник.