6 заметок с тегом

продуктивность

Не тупи на совещаниях и не позволяй другому

Хочу записать несколько правил, которых придерживаюсь при участии и/или проведении совещаний, созвонов, встреч, конфколлов, митингов и прочей бесовщины. У меня еще не очень много подобных переговоров. Я встречал людей, которые могли даже не присесть за рабочий стол за весь день. Кочуют из переговорки в переговорку.

Чтобы переговоры не превращались в болтовню и можно было получить от них пользу, составил для себя ряд правил, которых придерживаюсь. Они не являются откровением, а собраны из интернета, личного и чужого опыта.

Перед встречей

Составить список вопросов для обсуждения, отсортировать их по важности. Если не получится обсудить все, то самое важное уж точно. Такой список называют повесткой.
Заранее определить какой результат надо получить по каждому из вопросов. Вот мы тут собрались обсудить чтобы что? Разработать план, набросать идей, определить приоритеты?
Заранее знать каким способом будет приниматься решение о спорных вопросах. Голосование участников, единоличное решение главного, бросание монетки?

Определить личные цели от совещания. Что нужно именно мне? Решение по какому важному для меня вопросу должно быть принято? Нужно не полениться и записать собственные цели на листок и во время встречи обращаться к нему, чтобы фокусироваться на важном для меня.

На встрече

Записывать все договоренности, достигнутые во время переговоров. Решили делать то-то, решили не делать это-то. Раньше я записывал только то, что относилось к «делаем». Если что-то убирали из скоупа работ, то и отлично. Выкинули и хорошо. Но очень часто такие выкинутые вещи возвращались уже после утверждения объема работ. Мол, мы же про это говорили и это надо делать. Как отказались? Не было такого. Теперь фиксирую и то, от чего отказались, ведь это тоже определенная договоренность.

Следить за временем, чтобы не выбиваться из регламента. «Коллеги, у нас осталось всего пять минут, давайте примем решение».

Следить чтобы совещание не уходило в сторону от обсуждаемого вопроса. «Ребята, последняя серия Игры престолов была очень интересной, но давайте вернемся к нашему вопросу.»

Поощрять обсуждение и вовлекать в него присутствующих. Незачем прийти и сидеть тупить в телефон. Если это бесполезный человек на этой встрече — его не нужно звать. Если он нужен, то должен думать вместе со всеми. Если вы сами сидите и тупите в телефон, то вы не на той встрече.

Одному человеку тяжело выполнять все эти действия: и записывать, и на часы смотреть, и следить, чтобы никто не пытался отойти от темы. Поэтому эти роли можно разделить между участниками.

После встречи

Выслать всем участникам встречи протокол встречи по почте. Что писать в протоколе?

  • Тема совещания:
  • Дата:
  • Участники:
  • Резюме: пару кратких абзацев к чему пришли на совещании
  • Действия: КТО, ЧТО и КОГДА делает
  • Доп. информация: детали по необходимости

Эти действия могут не спасти от бестолковых переговоров и впустую потраченного времени, но помогут минимизировать негатив и сделать встречу продуктивнее. Чтобы от них был толк — советы надо применять.

Не надо упарываться и для 5 минутного созвона готовить 2 часа повестку — здравый смысл должен рулить.

Шпаргалка

  1. Составь список вопросов для обсуждения. Запиши.
  2. По каждому вопросу должен быть заранее ожидаемый результат: план действий, список идей и т.д.
  3. Что лично ты хочешь получить / решить на этой встрече. Запиши.
  4. Следи за временем, не отклоняйся от темы и другим не давай.
  5. Записывай принятые/отклоненные решения и действия.
  6. Вышли всем протокол встречи: кто был; что обсудили; что решили; кто, что и когда делает.
2017   инструменты   переговоры   продуктивность

Мои инструменты

Составил список инструментов, которыми пользуюсь в жизни и работе. Получилось много пунктов. Когда не задумываешься об этом, то вроде как и нормально все. А тут выписал их в список и видно, что много и сложно. Буду думать как сократить количество без потери в функционале и качестве.

Jira — ведение проектов, контроль выполняемых командой задач. Знания по проекту хранятся в Confluence.

HipChat — пространство для общения внутри команды и между командами. Интегрирован с Jira.

Skype — куда ж без него. Обеспечение голосовой связи. Текущая редакция Хипчата не позволяет звонить.

TickTick — ведение собственных задач. Как личных так и рабочих. Есть только веб-версия и приложения для мобильника.

Evernote — использую как хранилище информации. Сюда складываются полезные статьи, заметки, изображения. Здесь же копилка самых разных идей, склад на будущее. Тут же фиксирую какие-то быстрые идеи, которые надо записать пока не забыл, чтобы обдумать и разобрать позже. Использую только десктопную версию, мобильная очень тяжелая и тормознутая.

Pocket — свалка статей, которые планирую прочитать когда-нибудь позже. После прочтения статья отправляется в топку или в Evernote, если имеет смысл ее сохранить. Разбираю крайне нерегулярно.

Бумажный блокнот — для ведения оперативных рабочих задач. Да, веду задачи в блокноте. Опытным путем выяснил, что это самый удобный для способ. Утром или предыдущим вечером составляю список задач на день с примерной оценкой. Работаю по нему. Задачи маркирую цветом: важные/срочные; контроль; важные, но не срочные.

ColorNote — записная книжка в телефоне. Фиксирую сюда идеи, которые пришли в голову где-то, где нет компа. Главное успеть записать, чтобы вернутся к ней позже.

Inbox — рабочая гуглопочта. Уже подробно описывал свои принципы работы с почтой.

Учет финансов — все финансы ведутся в гугл-таблице. Таблица сильно прибавила в функционале. По сравнению с первой версией.

2017   инструменты   продуктивность

Планирование на год

Хочу поделиться опытом самоулучшения.

«Будь лучше!» — эта мысль одолела меня по итогам прочтения нескольких книг (примеры) и некоторых воодушевляющих блогов. Традиционно первое января самое лучшее время для начала новой жизни. Поэтому всего в конце января 2016 года я осознал, что без четкого плана выковывания самого себя ничего не взлетит.

Как советовали умные люди, я выделил ключевые области жизни. По каждой определил (нафантазировал) чего хочу добиться к концу года. Из фантазий выросли цепочки задач. Для каждой цепочки я скрупулезно определил первый шаг.

У меня много областей, которые мне интересны и в которых я хотел бы разобраться глубже. Как обычно хочется всего и сразу. Но я решил не сталкивать занятие фотографией утром и проектирование к вечеру. Я решил уделить каждой интересующей меня области по одному месяцу. Так я рассчитывал понять — интересно ли мне это на самом деле или я только так думал. Итого у меня получилось целых одиннадцать (январь был потрачен на планирование) интересных занятий и областей личного развития.

Открывал год посвящение в тайм-менеджмент. За два месяца я должен был набраться теории в этом вопросе: прочитать книгу, пройти онлайн-курс, прочитать несколько статей. Цель — научиться наиболее эффективно и рационально использовать свое время так, чтобы потом не было мучительно больно за бесцельно прожитое время.
Второй месяц целиком посвятил применению на практике полученных знаний. Начинал использовать один инструмент, смотрел есть ли от него результат, подходит ли он мне, получаю ли я удовольствие от его использования. Если где-то ответ был нет, я либо пробовал изменить инструмент и адаптировать под свои нужды, либо выкидывал и брал следующий. Таким образом я сформировал собственный набор методик и принципы к управлению своим временем, сформировал свою систему управления задачами и временем. Я не изобретал ничего нового и революционного. Брал уже готовые принципы, подходы и инструменты и адаптировал их для себя так как мне удобно. Например — работа с почтой. Главный критерий был — чтобы работало. Остальные месяцы были посвящены теории и практике в управлении проектами, рисовании, финансах, фотографии, созданию блога и прочим интересам.

Сейчас, подводя итоги года, стало видно, что глобальный годовой план был выполнен процентов на 30%. С одной стороны это катастрофически мало. С другой — это треть от всего запланированного. Было бы оно вообще сделано без этого плана и такого подхода? Не знаю.

Проанализировав причины столь низкого выполнения плана, я нашел причины этого. В большинстве случаев это результат кривого планирования или излишне оптимистичных ожиданий от самого себя. Пример: запланировал такое денежнозатратное мероприятие как ремонт сразу после отпуска, когда все финансовые резервы были исчерпаны. В результате ремонт пришлось отложить.

Проваленные задачи дали опыт и пищу для размышлений. Ниже сформировал несколько выводов, которые надо будет учесть при составлении нового годового плана на 2017.
Не планировать ничего серьезного на период отпуска. Например онлайн-курсы, которые требуют регулярного доступа к компьютеру и интернету. Слишком велик будет соблазн забить.
Не планировать финансово затратные проекты подряд друг за другом.
Не планировать на один период разнонаправленные занятия. Выбрал что-то одно и все свободное время уделять этому. Если решил учиться рисовать, то не красть у себя себя время, тратя его на что-то другое.

На 2017 год я хочу выделить 4-6 направлений, и заниматься ими более продолжительное время, по 2-3 месяца. Рассчитываю, что это позволит более глубоко погрузиться в тему и уменьшит количество переключений между направлениями. Плюс такой срок позволит амортизировать сроки если в течении периода вклинится что-то срочное.

2017   планирование   продуктивность   стать лучше

О личной эффективности

Два года назад я осознал необходимость качественных изменений уклада собственной жизни. На помощь пришли различные методики личной эффективности почерпнутые в недрах интернетов. Я хотел научиться: успевать больше за тоже время → успевать больше за меньшее время. Хотел научиться высвобождать время для своих личных нужд.

Планирование

Рабочие задачи отделены от личных. Личные задачи я веду в приложении TickTick. На телефоне установлено это же приложении. В него я заглядываю каждый вечер чтобы скорректировать завтрашние задачи и утром освежить в памяти. В браузере всегда открыта веб-версия. Задачи делятся по категориям: саморазвитие, ремонт, автомобиль, регулярное и прочие.

Все рабочие задачи ведутся в обычном блокноте А4. Только ручка и бумага, только хардкор. Все новые и поступающие задачи собираются в буферный список задач. Сюда валятся вообще все задачи без разбора. Каждая новая задача в обязательном порядке записывается в этот список Входящих. В конце рабочего дня или утром следующего я набираю задачи из этого списка себе на день — они составляют план работы на день. Критериями для выбора задач являются приоритеты, срочность, важность и прочие. Рядом с задачами я указываю время, которое предполагаю потратить на задачу. Оперирую обычно 15-минутными интервалами. Если какая-то задача привязана к конкретному времени, то записываю и его. Загрузку задачами планирую на 4-5 рабочих часов. Планировать больше нет смысла — повышается шанс, что они не будут сделаны. Остальное время отводится на отдых, неизбежные потери времени при переключении между задачами и горящие задачи. Все новые задачи, которые поступают в течении дня заносятся в список входящих. Здесь я руководствуюсь принципом закрытого списка задач.

Новые задачи не берутся в план дня. Исключение составляют ультра-мега-супер-горящие задачи, которые я не мог предвидеть заранее. Когда я «сделываю» задачу, то просто вычеркиваю ее карандашом. Если вдруг что-то остается не сделанным, то попадает обратно во Входящие. Невыполненные задачи не переезжают автоматом на следующий день.

Почему блокнот, а не гаджеты-виджеты? Да вот прижился лучше чем любые электронные тасктрекеры. Записать задачу на лист мне быстрее и проще, чем открыть любое приложение, создать новую задачу, поставить ей время, указать контексты и еще кучу лишних вещей. Короче у меня блокнот рулит.

Управление задачами

Глобальный план на год живет в Эверноте. Собой план представляет список целей, которые надо достичь в каждый из месяцев. Цели могут объединяться в проекты.

Пример: ремонт в квартире. В один месяц копятся деньги, в другой копятся еще и закупаются материалы. Следующий посвящен непосредственно ремонту.

Каждый месяц я просматриваю цели на год, корректирую их, меняю, уточняю, выкидываю. Решил, что теперь еще буду анализировать и фиксировать достижения за неделю и месяц.
Из месячных целей вырастают недельные задачи. В конце каждой недели просматриваю цели на месяц и планирую загрузку на следующую неделю. Цели могут меняться местами, откладываться или отменяться вовсе. Тогда у меня освобождается окно в годовом плане и могу заполнить его чем-то еще, например курсами по рисованию.
Все детальные задачи живут в ТикТик. Каждый вечер я проверяю сделанное за день, смотрю, что надо сделать завтра, могу ли я что-то сделать наперед. Задачи могут переноситься на следующий день или два, если есть причина, по которой она не могла быть выполнена в срок. Я не занимаюсь самоедством по поводу переноса личных задач. Критичные задачи должны быть выполнены в течении недели, чтобы обеспечить выполнение месячных целей — это главное. Примерно 20% всех моих задач сдвигаются по времени вперед или назад. Так и живем.

Бюджет

Откладывается 10% с любых доходов поступающих в семью. Хоть на улице найду 100 рублей — 10 отложу. Поставили цель — собрать подушку безопасности на всякий и для экстренных случаев. Сначала с женой не верили, что у нас это сработает, т. к. ни она ни я не умели копить. Поначалу было трудно. Приходилось максимально быстро как только деньги попадали в потные жадные ручки забирать из них десятину. Теперь десятина откладывается почти на автомате и сразу улетает на накопительный счет. Сделали вывод — копить можно.

Далее вычитаются все обязательные расходы: ЖКХ, оплата детского сада, питание, бензин и подобные. Оставшаяся сумма делится на четыре недели. Метод четырех конвертов я подглядел у Сергея Крайнова. В настоящий момент этот метод для нас является очередным экспериментом. Хорошо, если приживется и им будет удобно пользоваться. Если нет — будем пробовать другой или придумаем свой. Главное — контроль и планирование.

Для учета финансов используем гугл-таблицу. Сейчас записываем абсолютно все траты, вплоть до чашки кофе. В декабре 2016 будет уже два года доскональной фиксации расходов. Такая дотошность позволила создать точную картину расходов за прошедший год и оптимизировать расходы в следующем году. Дальше будем использовать готовые категории трат, т. к. такой подробный учет уже не нужен.

Итоги за месяц и год

Признаюсь сразу — я ничего не резюмировал системно. Все делал умозрительно, в голове. Но сейчас решил, что буду это делать постоянно и на бумаге. Еженедельно фиксировать итоги недели: главное событие, добился ли недельных целей. Аналогично буду подводить итоги месяца на основе недельных срезов. По традиции не буду пока пользоваться никаким специальным софтом для записи. Обойдусь обычным блокнотом или гуглодоками. Главное — фиксация и анализ.

Чеклист привычек

Еще одно новшество, которое я подглядел у Всеволода Устинова и решил опробовать на себе. Есть занятия, которые я решил, что буду выполнять каждый день, но этого не происходит: лень, более важные дела, «ой, ну еще пять минут». Я не питаю иллюзий, что чеклист станет волшебной палочкой и привьет мне массу полезных и важных привычек. Это мой дополнительный инструмент вместе с другими инструментами формирования привычек: Бюро и рассылка Больших планов.

Дисциплина

Выполнять пусть и важные, но не всегда приятные действия это как есть рыбий жир — полезно, но невкусно. Считаю себя в начале бесконечного пути на ниве формирования дисциплины и железной воли.

Пример. Я решил, что необходимо больше спать, для улучшения самочувствия и ясной головы. Вставать позже я не могу, следовательно надо раньше ложиться. Но этому успешно мешал компьютер: то залипну где-то в ленте, то статью интересную не дочитал еще, то другая очень важная причина. Пришлось усилием воли гнать себя от компьютера и палкой загонять себя в постель. Когда более-менее сносно я стал оказывать в кроватке в полночь, решил ужесточить правила игры. Теперь надо было выключить комп не позже 23. Час можно было почитать книгу, если совсем не хотелось спать. Мозг кричал и ругался и никак не хотел соглашаться оставлять адскую машину так рано. Даже находились полезные дела, которые крайне важно было сделать именно сейчас, лишь бы не отключаться. Пришлось включить кнут. На компе настроил задание в планировщике, которое ежедневно в 23:00 выключает компьютер. Он просто вырубается без миллиона вопросов о том, что Блокнот не сохранил текст. Сначала это раздражало. Печатаешь себе такой на волне — бац! — темный экран. Смотришь кино, весь в сюжете — хрясь! и как будто ослеп.

За неделю я научился следить за временем и к  23 часам сам завершаю дела. После выключения компа нельзя использовать любые электронные гаджеты: телефон, планшет — все отложено до утра. Не успел сделать — не волнует, теперь только завтра. Надо было думать заранее.
Вывод — дисциплину можно и нужно прокачивать. Следующая моя цель — ложится в одиннадцать.

Чтение книг и статей

Профессиональную литературу читаю каждый день минимум по полчаса. Хоть война, хоть мор — полчаса читай. Создание этой привычки потребовало напряжения той самой дохленькой моей дисциплины. С привитием именно этой новой привычки особых проблем не было, она быстро прижилась и гармонично вписалась в распорядок дня. Благодаря ей я смог прочитать 23 книги из сферы бизнеса за год. До этого осиливал максимум пять.

Книги читаю с тетрадкой и карандашом. По ходу чтения составляю тезисный конспект. Выписываю понравившиеся мысли автора и свои соображения по поводу прочитанного. Фиксирую все это в Эвернот. Развернутые конспекты становятся основой для обзоров прочитанного.

Некоторые советуют смело чиркать прямо в книге, мол так она становится по настоящему своей. Может быть, но я так не могу. Возможно это дефект (или достоинство) воспитания, но я не могу пересилить и заставить себя оставлять пометки в книге.

Выводы

Надо планировать долгосрочные цели.
Критически проверять все задачи — надо ли мне это делать? Что будет, если я не сделаю это?
Не брать в работу задачу если не можешь ее сделать.
Если задачу можно сделать за 2 минуты — сделай сейчас. (Классика же ж).
Высыпаться — залог самочувствия и ясности мысли.
Читать минимум 30 минут в день и за год можно осилить приличное количество книг.
Ненужные задачи — выкинуть.
Откладывай 10% с любых доходов сразу.
Планируй все расходы, придерживайся плана.
Не трать сейчас будущие доходы.
Подводи итоги недели и месяца.

2016   продуктивность   развитие   стать лучше

Rework. Бизнес без предрассудков

Отсебятина

Rework есть в каждой подборке книг, которые рекомендуют прочитать многие именитые агентства. Из-за этой попсовости я долго откладывал ее прочтение. Думал: «Ну что там может быть полезного, если все от нее так пищат?». Как давно с «Алхимиком». Но все же я снял ее с полки в офисе и принес читать домой.

Книга читается легко, написана простым живым языком. Rework не является руководством к действию, но отличным мотиватором начать делать, что-то, на что якобы не было времени, сил, Солнце было не в том созвездии и прочие отговорки. Авторы отрицают необходимость иметь большую команду, огромный офис, коробок нужных и ненужных инструментов. Нужно взять и начать. Избитые слова, но Джейсон и Дэвид сумели их преподнести так, что становится стыдно, если продолжаешь просиживать штаны на диване. Особенно зажигает первая треть книги.
Несколько мыслей из книги.

Подготовка

Окружающие склонны отговаривать вас от реализации любых идей, которые кажутся им нереальными. К черту их. Это означает лишь, то,что эта идея нереальна для них, но не вас.

Не верьте статистике. Если у кого-то что-то не получилось, это обозначает лишь то, что именно у него это не получилось. О вас тут нет ни слова.

Учитесь на своих успехах. Они дадут вам силы двигаться дальше.

Долгосрочное планирование — миф. Ни один план не может учесть все факторы окружающего мира. Наводнение, похищение инопланетянами, насморк и атака летающих обезьян — все будет пытаться разрушить ваши планы. Авторы называют любые планы догадками.

Планы несовместимы с импровизацией.

Не тратьте время на построение любых догадок. Решите, что будете делать на этой неделе, возьмите самую важную задачу сейчас и делайте ее. Без плана работать страшно, но еще хуже работать по плану оторванному от реальности.

Можно ли работать больше, чтобы сделать больше? Авторы утверждают — нет. Время проведенное в офисе не имеет ничего общего с продуктивностью и качеством выполненной работы.

Трудоголики — не герои. Они не спасают положение, они просто сжигают свое и зачастую чужое время. Настоящий герой уже дома. Он сумел сделать свою работу быстро.
Исполнительный директор Basecamp Мерседес Де Лука о трудоголизме.

Итак, чтобы начать действовать вам нужна идея, чуть уверенности и небольшое усилие, чтобы начать.

Действуйте!

Самый лучшие способ создать что-то крутое — сделать что-то, чем вы сами пользовались бы с удовольствием. Вы одновременно окажетесь заказчиком, ЦА и исполнителем. К тому же так вы сможете быстро оценить качество сделанного. Такой подход позволяет влюбиться в собственное дело.

Просто идея не стоит ничего. А у Лебедева идея имеет отрицательную цену. Значение имеет лишь то, что вы делаете, а не то, что вы об этом говорите или думаете.

«У меня нет на это времени, а то бы я ух!» — не оправдание. Времени никогда нет, время всегда есть. Идеальное время никогда не наступит. Вы всегда слишком молоды, слишком заняты, либо нет денег и еще стопицот причин.

Когда вы все же начнете что-то делать, всегда помните для чего и почему вы это делаете. Это ваша точка зрения, ваши принципы, ваша вера. Имейте силу воли и яйца отстаивать их и следовать им. Люди тянутся к тем, у кого есть внутренний стержень, кто верит в себя и свое дело.

Не надо записывать их на бумажке, развешивать на стенах и величать «миссией компании».

Отстаивать свои убеждения — верить в них и жить ими.

Развивайтесь

Всегда задавайте себе вопрос «Действительно ли мне нужно…. (десять человек, миллион рублей инвестиций, шикарный офис, год на реализацию). Вставьте нужное. Возможно вы справитесь сами с какими-то задачами. Возможно можно пока обойтись маленьким офисом? десятью тысячами? уложиться за три месяца? Экономным быть не стыдно. особенно в начале своего пути.

Ограничения — это скрытые возможности. Ограниченные ресурсы заставляют вас рациональней подходить к их использованию, быть изобретательным. Ограничения заставляют вас думать.
Николай Товеровский считает, что ограничений нет совсем.

Пользуйтесь тем, что уже имеете. Значение имеют не ваши инструменты, а результат.

Вам требуется меньше, чем вы думаете

Не делайте все сразу. Не пытайтесь впихнуть в ваш продукт максимум всего. Наоборот — выкиньте из него все без чего он сможет быть, без чего потеряется его смысл и ценность.

Точно также не зацикливайтесь на деталях. В них хоть и кроется дьявол, но на ранних этапах они не имеют такого значения. Когда вы проектируете продукт, то абсолютно все равно зеленая или красная кнопка там будет. Сейчас она серая, с цветом можно разобраться и поэксперементировать потом. Главное — она должна быть, без нее продукт не имеет смысла и не будет работать.

Чтобы дело двигалось, требуется постоянно принимать решения. Не ищите идеального решения, хорошо — это отлично. Не откладывайте решения. Как только проблема обозначилась сразу ее решите.
У Людвига есть интересный пост о неверных решениях и продолжении движения вперед.

Делайте меньше, сокращайте, упрощайте, сосредоточьтесь на том, что не будет меняться. Следуйте сути, а не моде. Мода пройдет.

Когда запускать продукт? Как только он умеет делать то, что должен — запускайтесь. Отложите все, что не нужно для запуска. Всё жизненно необходимо вперед, все рюшечки потом.

Если вы не можете никак выбрать, что же оставить вот прекрасное упражнение. Представьте, что вам надо запуститься не через полгода, а через две недели. Простая установка сроков заставляет фокусироваться на главном. Прозойдет понимание, что без многого можно обойтись, а необходимое становится очевидным.

Продуктивность

Всегда задавайте себе вопрос „зачем?“
Что я делаю?
Полезно ли это?
Приносит ли это пользу?

Совещания убивают время. Совещание 10 человек длившееся один час убьет не один час времени, а 10!

Делай меньше — получай больше. Многие задачи могут быть решены простым и приземленным способом. Пусть это будет не совершенно, а просто хорошо. Но это будет работать. Сделали и двигайтесь дальше. Наиболее эффективное решение при минимальном количестве затрат — решение в стиле дзюдо.

Предположения и планы на месяцы и годы вперед всего лишь фантазии. Мы прогнозируем события исходя из наиболее благоприятного сценария, идеального. Но он никогда не наступает.

Длинные списки дел не работают. В них добавляются новые и новые пункты. Неудовлетворенность растет. Авторы предлагают оперировать маленькими списками. Не 100 задач в списке, а 10 списков по 10 задач.
Николай Товеровский оперирует (http://artgorbunov.ru/bb/soviet/20160908/ закрытыми списками)).

Конкуренты

Если вы считаете, что ваши конкуренты — отстой, так и скажите. Называйте вещи своими именами. Будьте „анти“. Конфликт распаляет людей.

Делайте меньше чем конкуренты. Стремление догнать и перегнать выматывает, заставляет защищаться и истощает ресурсы. Продайте свой „минимум“ также агрессивно.

Фокусируйтесь на себе, а не на конкурентах. Иначе вы будете всегда догоняющим, всегда копией.

Оценка: 7/10. Подстегнёт вас начать делать. Читать.

2016   книги   продуктивность

Пришел, увидел, удалил, или порядок в почтовом ящике

Организация работы с потоком электронной почты стало моим очередным шагом в личном и профессиональном развитии.
Через почту происходит максимум информативного общения с заказчиками и коллегами из связанных систем. В почте есть все: доработки; описания багов; обсуждение и того и другого; фиксации любых договоренностей. Забегу вперед и скажу, что это не лучшая практика. Пока новые процессы только выстраиваются приходиться с этим жить.

В начале моей работы в роли руководителя проектов письма текли тоненьким ручейком и все они раскидывались одной левой и мизинцем правой. Сейчас письма хлещут как из брандспойта. В управлении входящими письмами образовался организованный хаос. В памяти держались обсуждения задач и следующие шаги по каждой из них: позвонить, отправить, написать, рассказать и прочее. Иногда терялись письма и задачи связанные с ними.

Один раз потерялось письмо с важной доработкой, его завалило массой мелких и срочных вопросов и задачек. О доработке заказчик напомнил за день, до того как она должна быть на продакшене. Доработку сделали и выкатили в срок, но ценой большого напряжения и перерасхода сил. Это не гуд.

Необходимость изменений в процессах стала в полный рост. К тому моменту я уже вовсю экспериментировал с различными методиками управления задачами и собственным временем. Но ни одна не приживалась. Не сразу я пришел к мысли о том, что требуется разработать систему, подходящую и удобную лично мне. Разумеется, я не совершал революции, а использовал уже готовые знания и материалы. Взяв отовсюду по чуть-чуть, я сотворил своего «франкенштейна», которым пользуюсь до сих пор с периодическими изменениями. Проблему с почтой я стал решать аналогично.

У Максима Дорофеева я подсмотрел понятие «пустой инбокс». Заинтриговало. У Максима речь идет об периодическом и обязательном опустошении всех сборников входящих (инбоксов). Я же решил воплотить этот принцип только для ящика входящей почты.

Я проанализировал все входящие письма и разделил их на две категории: информационные письма и задачи.
Информационные письма — содержат информацию, которая не требует от меня действий. В письме справочная инфорация. При необходимости она сохраняется во внешней системе. Я использую Evernote.
Задачи — на основании письма надо что-то сделать: исправить баг; запилить доработку; предоставить какую-то информацию и прочая.

Абсолютно каждое письмо в почте я стал воспринимать как входящую задачу с темой «Прочитать письмо и понять, что с ним надо делать». После включается алгоритм обработки писем собранный мною с бору по сосенке. Всякие оповещения и иные сервисные письма Гугл и без меня довольно успешно прячет в разные вкладки, поэтому подобного рода спам я даже не рассматриваю. Далее письмо двигается по алгоритму:

Шаг 1 Что?

Письмо попадает во «Входящие». Если это задача, то требуются ли по ней какие-то уточнения? Понятные задачи добавляются в трекер задач с назначением исполнителя. Письмо архивируется.
Если из письма непонятно, что конкретно нужно сделать и каков должен быть результат, то задаю уточняющие вопросы автору задачи. Письмо также отправляется в Архив и оно пропадает из поля зрения. Раньше я бы оставил письмо в списке входящих и помнил бы о нем. Это засоряло память, выжирало «мыслетопливо», добавляло беспокойства. Когда таких подвисших задач 10, голова взрывается и память начинает сбоить. Когда же заказчик ответит на мои вопросы — я вновь увижу письмо и вернусь к задаче. Если заказчик ничего не ответит, значит задача не важная и мне тем более не стоит о ней беспокоится.

Разумеется, из всего есть исключения. Если письмо касается важного проекта и я предполагаю, что заказчик может затянуть с ответом и дать его в последний момент, то я сам создам себе напоминание поторопить заказчика с ответом. Но письмо все равно отправлю в архив, т. к. прямо сейчас с ним ничего не будет сделано.
В инбоксе гугла можно отложить задачу на некоторое время. Когда оно придет, задача вновь появится во входящих.

Шаг 2 Кто?

Решаю должен ли эту задачу делать именно я. Могу ли я ее делегировать? Если да, то запускается механизм передачи задачи исполнителю, создаются напоминания о контроле выполнения задач и т. д.

Шаг 3 Когда?

Представим, что задача моя и делать ее только мне. Могу ли я сделать задачу в течении 2-5 минут? Если да, то делаю сразу и забываю про нее. Если задача не уложится в это время, то она добавляется в список входящих задач и получает срок выполнения, о чем уведомляется заказчик.

Первый же факап случился, когда я полдня разбирал почту и сразу выполнял сиюминутные мелкие дела. Важные задачи оказались продолблены. Именно так было потеряно письмо с важной доработкой из начала поста.

Множество маленьких задач занимают много времени.

Потребовалось строго регламентировать время разбора почты. Я разбираю входящую почту два раза в день: утром и после обеда. На это уходит 30-60 минут. Гуру джедайских техник утверждают, что все входящие должны быть обработаны в конце дня. Мой же ящик может опять наполниться к вечеру. И это поле для моего роста и оттачивания техники.
В течении дня я все равно порой заглядываю в почту в свободную минтуку, чтобы не пропустить письмо «ААаааа! Пожаааа-а-а-р!». Если таких писем нет, то остальные я не трогаю — они ждут своего времени.

Итого:

  1. Все письма в почте воспринимаются как задачи по-умолчанию.
  2. Свои задачи делаю сразу или ставлю в план себе или другим ответственным.
  3. Все обработанные письма отправляются в Архив. В Инбоксе от гугла — отметка о выполнении. Ни в коем случае не остаются во входящих. Если письмо продолжает висеть во входящих — значит оно не обработано.
  4. Наслаждаюсь пустым ящиком входящих. Это и правда кайф.
2016   inbox   почта   продуктивность   стать лучше